電子郵件在企業通信中占有重要地位，被恰當地稱為企業的命脈。如果不依賴電子郵件通信，任何企業都無法開展日常運營。無論行業或業務規模如何，這些都已成為內部和外部業務流程不可分割的一部分。

這凸顯了電子郵件托管服務對于平穩業務運營的重要性。它還強調了選擇正確的電子郵件協作軟件以及值得信賴的電子郵件主機的重要性。本文試圖闡明在選擇合適的電子郵件服務提供商之前需要考慮的五個最重要的標準。

電子郵件內容的安全性

每當您購買合適的電子郵件解決方案時，您都需要高度重視電子郵件內容的安全性。如果您的電子郵件的安全受到威脅，那么您的業務通信可能會通過未經授權的訪問而受到入侵或黑客攻擊。

電子郵件通信的安全性可以中止黑客攻擊的企圖，并確保您的業務關鍵電子郵件通信的安全。電子郵件安全性受損可能導致難以想象的經濟損失，正如《今日美國》證實的那樣，小型組織因郵件泄漏而造成的平均經濟損失為 8700 美元。

企業家需要尋找包含以下高端安全功能的電子郵件解決方案：

• 反垃圾郵件過濾
• 防止數據丟失
• 反惡意軟件

高級數據和電子郵件備份工具的可用性是信息保護的重要考慮因素。這通常由服務促進者提供，服務促進者由全球冗余服務器、高效的災難恢復系統和全天候的技術援助支持提供支持。

選擇合適的電子郵件服務提供商還應包括確認是否遵守監管行業的合規政策和相關法規。如果您正在處理醫療保健服務，您應該尋找符合 HIPAA 標準的服務，并且為了確保符合政府相關服務，您需要找到遵循 FISMA 規定的供應商。

易于管理和操作

最理想的電子郵件托管服務提供商使用戶能夠在出現任何問題時提供強大的支持，從而對他們的電子郵件環境進行無縫控制。技術支持的可靠性是一個重要因素，服務應該可以通過聊天、電子郵件和電話等通信媒介全天候訪問。

簡單和用戶友好的操作只能在基于 Web 的界面的幫助下提供。值得注意的是，除了來自單個界面的 Lync 數據之外，Microsoft Exchange eDiscovery Center 還方便用戶跨 SharePoint 和 Exchange 操作 In-Place eDiscovery。這些接口還可以創建已批準的移動設備列表，并強制執行 PIN 鎖定系統以增強安全性。

任何小型企業都需要在及時執行管理任務方面具有靈活性。易于使用和基于 Web 的用戶界面促進了這一點。如果同樣得到幫助臺的響應式支持，那么它不愧為小型企業的理想電子郵件解決方案。

電子郵件解決方案需要靈活且兼容

最好的電子郵件服務器托管解決方案與組織基礎架構相結合，以提高組織的生產力。重要的是，通信解決方案能夠通過方式或企業級同步提供無縫兼容性。

這是通過使用移動設備和基于 Web 的應用程序實現的。無論為組織工作的員工數量如何，每個企業都需要能夠在所有位置和不同設備上通過一些主要瀏覽器訪問日歷、電子郵件和聯系人。

還期望電子郵件解決方案提供商提供根據您的要求和偏好選擇電子郵件選項的自由。理想情況下，您需要找到一家能夠提供廣泛替代方案的供應商，以促進準備好發展壯大的小型企業，而無需在不同供應商之間不斷跳來跳去。

無縫服務可用性

現代營銷環境要求組織始終在線可用。停機會導致巨大損失，IDC 2014 年的一份報告證實了這一點，該報告確認 80% 的中小企業每停機一小時損失 20000 美元。必須找到一種電子郵件托管服務，該服務承諾由 SLA 支持的最低網絡正常運行時間為 99.99%。

電子郵件服務提供商必須能夠讓您保持無縫連接，還應該提供自動修補以保持您的系統更新。您的電子郵件服務也應該可以通過所有類型的互聯網設備訪問，例如智能手機或平板電腦。

最佳存儲和歸檔

雜亂無章的電子郵箱會導致混亂和難以對相關郵件進行分類。非常重要且不應被意外刪除的郵件需要存檔。這需要足夠的存儲容量。

一些知名的電子郵件解決方案提供商提供尖端的電子郵件歸檔功能，除了保證對歸檔電子郵件的訪問之外，還可以促進自動歸檔。這將避免需要繁瑣且本地存儲的 .pst 文件，并能夠管理收件箱中的存檔電子郵件。不斷發展的技術強調了對改進電子郵件托管服務的需求。您理想的電子郵件服務提供商需要為未來做好準備，并在托管能力方面不斷改進。