您需要了解的有關(guān)企業(yè)文件共享的所有信息，從傳輸方法到保持安全的策略和工具。到目前為止，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)放棄了紙質(zhì)文件，轉(zhuǎn)而使用數(shù)字文件，充分利用無紙化存儲(chǔ)和更高效的工作流程。但是，文件共享也有其缺點(diǎn)：在多個(gè)文檔版本中很容易丟失，而安全措施通常不太理想，可能會(huì)使敏感數(shù)據(jù)面臨風(fēng)險(xiǎn)。在本文中，我們將探討如何確保文件共享在安全性和易用性之間取得平衡，從而提高現(xiàn)代勞動(dòng)力的效率。

為什么文件共享安全對(duì)企業(yè)很重要？

近年來，隨著千禧一代改變了對(duì)工作場(chǎng)所應(yīng)有的期望，出現(xiàn)了一種增長(zhǎng)趨勢(shì)。甚至在 Covid-19 之前，估計(jì)有43% 的美國(guó)員工定期遠(yuǎn)程工作。

由于 Covid-19 大流行導(dǎo)致強(qiáng)制在家工作，遠(yuǎn)程工作場(chǎng)所已迅速成為企業(yè)繼續(xù)有效運(yùn)作的必要條件。在許多情況下，這證明了遠(yuǎn)程工作得到普遍實(shí)施的可行性，改變了人們對(duì)在現(xiàn)代工作場(chǎng)所工作意味著什么的看法。

這種地震轉(zhuǎn)變?nèi)绱擞行У闹饕蛑皇强捎糜诖龠M(jìn)這些變化的技術(shù)水平。視頻會(huì)議和文件共享意味著無論誰在辦公室，都可以進(jìn)行實(shí)時(shí)討論，從而降低企業(yè)成本，讓員工更自由地塑造他們的工作/生活平衡，從而提高幸福感和生產(chǎn)力。

但是，快速變化通常會(huì)導(dǎo)致新的或增加的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，在不安全的個(gè)人設(shè)備上訪問文件或設(shè)備丟失或被盜的可能性要大得多。兩者都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露，損害公司與客戶和合作伙伴的關(guān)系。

文件共享類型

USB存儲(chǔ)

物理驅(qū)動(dòng)器對(duì)于大文件可能是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，但是一次只能在一臺(tái)設(shè)備上完成傳輸它們的離線過程，并??且 USB 設(shè)備不保存數(shù)據(jù)已傳輸?shù)侥男┰O(shè)備的記錄。物理存儲(chǔ)選項(xiàng)還帶來了另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)——設(shè)備本身可能被放錯(cuò)地方、被盜或損壞，從而使數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。

這也可能是一個(gè)代價(jià)高昂的錯(cuò)誤。2018 年，英國(guó)希思羅機(jī)場(chǎng)因一名公眾發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤放置的包含敏感信息的 U 盤而被罰款 12 萬英鎊。

電子郵件

在最簡(jiǎn)單的形式中，電子郵件附件是一種文件共享形式。通常存在文件大小限制，這會(huì)使此方法效率低下。更糟糕的是，如果正在共享一個(gè)文檔，包含相同文檔的不同版本的多個(gè)線程可能會(huì)導(dǎo)致混淆和文件放錯(cuò)位置。電子郵件也是網(wǎng)絡(luò)犯罪分子的常見目標(biāo)。如果沒有有效的端點(diǎn)安全，通過電子郵件共享文件可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。

FTP

文件傳輸協(xié)議 (FTP) 是傳輸大文件（例如檔案）的一種簡(jiǎn)單而有效的方式。但是，它不是很動(dòng)態(tài)，不適合管理協(xié)作文檔。

點(diǎn)對(duì)點(diǎn)

點(diǎn)對(duì)點(diǎn) (P2P) 文件共享可能仍因其與音樂盜版的聯(lián)系而名聲不佳，但這種格式實(shí)際上是在群組內(nèi)共享私人文件的一種非常安全的方法。P2P 文件傳輸不是使用中央服務(wù)器，而是在一個(gè)小組的網(wǎng)絡(luò)連接之間共享。這可以保持文件的私密性，但通常會(huì)很慢，而且對(duì)于協(xié)作項(xiàng)目也沒有用處。

云

云服務(wù)將文件托管在中央存儲(chǔ)庫(kù)上，其他用戶可以從中訪問它們。雖然它們由第三方托管，但可以控制訪問權(quán)限以保護(hù)文檔。

文檔協(xié)作工具

第三方托管允許的不僅僅是存儲(chǔ)和易于訪問。通過集中托管項(xiàng)目的文檔，多個(gè)用戶可以同時(shí)在同一個(gè)文件中工作。這種類型的共享訪問意味著可以從一系列設(shè)備和遠(yuǎn)程位置進(jìn)行真正的協(xié)作。

文件共享工具對(duì)企業(yè)的好處

雖然電子郵件附件和 USB 存儲(chǔ)多年來一直是常態(tài)，但工作場(chǎng)所的數(shù)字化轉(zhuǎn)型凸顯了這些文件共享方法的缺陷。基于云的服務(wù)和項(xiàng)目管理平臺(tái)有助于應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。這些文件共享工具有助于提高安全性和生產(chǎn)力，其中許多提供有用的功能，例如：

• 允許多個(gè)用戶在同一個(gè)文檔上同時(shí)協(xié)作
• 安全文件傳輸
• 云訪問最新版本的文檔。

項(xiàng)目管理與協(xié)作

雖然移動(dòng)辦公很受歡迎，但讓企業(yè)對(duì)其更廣泛使用持謹(jǐn)慎態(tài)度的主要問題之一是對(duì)有效溝通的限制，這使得項(xiàng)目交付變得特別困難。雖然實(shí)時(shí)協(xié)作對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要，但高效的文件共享系統(tǒng)可以彌補(bǔ)物理上的差距，使與多個(gè)利益相關(guān)者的活動(dòng)能夠有效地進(jìn)行。

安全

與通過電子郵件來回發(fā)送文件相比，操作文件共享提供了安全優(yōu)勢(shì)。持有中央版本意味著文件不會(huì)被意外刪除或丟失。不同的訪問級(jí)別可以控制誰能夠查看任何給定文件或與之交互，并且加密可以保護(hù)敏感文檔不被截獲。

自動(dòng)同步和備份

基于云的文件共享平臺(tái)將有助于管理數(shù)千個(gè)不同的文件，將它們組織在中心位置，如果需要回滾到早期版本，則會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建文檔的備份和修訂。這意味著每個(gè)利益相關(guān)者都可以訪問最新版本的文件，無論他們身在何處或使用哪種設(shè)備。

如何確保文件共享安全

盡管安全文件共享對(duì)企業(yè)有很多好處，但在線共享數(shù)據(jù)和文件總是伴隨著一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因此，不應(yīng)孤立地使用文件共享工具，而應(yīng)將其集成到現(xiàn)有的整體安全策略中。

使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)

長(zhǎng)期以來，虛擬專用網(wǎng)絡(luò)一直是保護(hù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的推薦安全措施。隨著文件在傳統(tǒng)實(shí)體辦公室之外被訪問的次數(shù)比以往任何時(shí)候都多，虛擬專用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)在對(duì)于保護(hù)文件在公共或不安全網(wǎng)絡(luò)上訪問時(shí)不被攔截至關(guān)重要。

簡(jiǎn)單地說，虛擬專用網(wǎng)絡(luò)通過加密和隱藏正在傳輸?shù)臄?shù)據(jù)來像隧道一樣運(yùn)行。這意味著第三方不太可能攔截?cái)?shù)據(jù)，即使他們這樣做，它也會(huì)被加密且無法使用。

為遠(yuǎn)程工作的用戶設(shè)置辦公虛擬專用網(wǎng)絡(luò)將確保文件可以在虛擬辦公空間之間安全共享。除了文件共享服務(wù)提供的任何端到端加密之外，還可以使用此功能，為共享文件增加另一層安全性。

密碼管理器

一個(gè)主要的安全口頭禪是強(qiáng)密碼對(duì)于有效的安全性至關(guān)重要。這仍然是正確的，但很難監(jiān)管，特別是如果員工使用個(gè)人設(shè)備工作。需要記住的密碼數(shù)量之多可能會(huì)導(dǎo)致用戶選擇方便而不是安全性并使用簡(jiǎn)化密碼，或者跨帳戶重復(fù)密碼。

通過提供密碼管理器工具可以輕松避免這種情況。這些工具將記住所有用戶的密碼，這意味著他們只需要記住一個(gè)用于管理器工具。使用企業(yè)帳戶，您還可以設(shè)置共享密碼的權(quán)限。更好的是，許多密碼管理器會(huì)自動(dòng)生成新的安全密碼，使用戶更容易在任何設(shè)備上保持安全。

2-FA/MFA

2 因素身份驗(yàn)證(2-FA) 是一種有用的工具，可確保對(duì)數(shù)據(jù)的訪問受到保護(hù)，因?yàn)橛脩粜枰ㄟ^簡(jiǎn)單密碼以外的另一種方式驗(yàn)證其身份。例如，用戶需要提供唯一代碼以及用戶名和密碼才能登錄共享網(wǎng)絡(luò)。此代碼可以發(fā)送到單獨(dú)的移動(dòng)設(shè)備或電子郵件帳戶，這意味著即使網(wǎng)絡(luò)犯罪分子獲取了密碼，他們?nèi)匀粺o法訪問網(wǎng)絡(luò)。多因素身份驗(yàn)證遵循與 2-FA 相同的原則，但可能包括額外的授權(quán)步驟。這可以是密碼或生物識(shí)別標(biāo)識(shí)符的形式，例如指紋或面部識(shí)別。

限制訪問權(quán)限

一個(gè)簡(jiǎn)單但經(jīng)常被忽視的措施是定期評(píng)估和更新文件和文件夾的訪問權(quán)限。用戶應(yīng)該只能訪問他們完成工作所需的文件。這可以按部門、資歷或個(gè)人劃分。通過限制權(quán)限，文件被非法訪問的機(jī)會(huì)會(huì)立即減少，因?yàn)橹挥懈俚膸裟軌虿榭此鼈儭＿@不是一次性的任務(wù)，應(yīng)該成為季節(jié)性安全流程的一部分。員工流動(dòng)和活動(dòng)計(jì)劃的變化只是權(quán)限可能需要修改或撤銷的兩個(gè)原因。

運(yùn)行定期文件審核

與監(jiān)控有權(quán)訪問文件的人一樣重要的是監(jiān)控文件本身。作為預(yù)防措施，應(yīng)刪除過時(shí)或未使用的文件。這不僅可以節(jié)省帶寬，還可以確保唯一可以共享的文件是員工工作所需的文件。

最大限度地減少人為錯(cuò)誤

雖然有許多方法可以使用安全軟件更好地保護(hù)文件，但人為錯(cuò)誤仍然是數(shù)據(jù)泄露的最常見原因。雖然一些違規(guī)行為可能是惡意的，但大多數(shù)人為錯(cuò)誤可能是由于缺乏對(duì)最佳實(shí)踐的認(rèn)識(shí)或培訓(xùn)。對(duì)于不熟悉的軟件尤其如此。

從制作文件副本和更改訪問權(quán)限到跨帳戶共享密碼，為員工提供足夠的培訓(xùn)是確保在線共享業(yè)務(wù)文件保持安全的關(guān)鍵步驟。最終，在企業(yè)內(nèi)建立安全文件共享應(yīng)該作為現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)保護(hù)策略的一部分進(jìn)行整合，允許工具整體運(yùn)行，而不是作為獨(dú)立的應(yīng)用程序運(yùn)行。云文件共享是協(xié)作工作的最有效解決方案，但重要的是所選客戶的服務(wù)必須符合您業(yè)務(wù)的日常和安全要求。